จะดีหรือไม่ หาก AI ช่วยทำให้การประชุมงานทรมานน้อยลง?

จากการศึกษาของ Yale University และ University College London ที่ศึกษาคลื่นสมองของผู้ที่ทำการประชุมออนไลน์เทียบกับการประชุมร่วมกันในห้อง พบว่าประสิทธิภาพการทำงานของสมองจะลดลงเมื่อทำการประชุมออนไลน์

การประชุมงานเป็นหนึ่งในประเภทของงานที่ทรมานและน่าปวดหัวสำหรับใครหลายคน เพราะนอกจากเนื้อหาการประชุมที่ตึงเครียดแล้วยังมีภาระหน้าที่อื่น ๆ ที่ต้องจัดการ งานต่าง ๆ ที่แสนน่าเบื่อเหล่านั้นในบางครั้งก็ทำให้ผู้ประชุมทำการประชุมได้ไม่เต็มที่ เช่น ต้องคอยพะวงว่าตนจะจดบันทึกประชุมครบถ้วนหรือไม่ เช็คว่าใครเข้าร่วมประชุมแล้วบ้าง ใครยังไม่ได้เสนอไอเดียอีก ทำให้การประชุมงานเป็นเรื่องที่ใช้พลังงานเยอะเกินจำเป็น

บริษัทยักษ์ใหญ่ผู้ให้บริการแพลตฟอร์มประชุมออนไลน์ เช่น Zoom หรือ Team จึงมีการใช้ AI เข้ามาเป็นผู้ช่วยในการประชุม โดย AI สามารถทำงานที่แสนน่าเบื่อแทนคุณได้ ทั้งการถอดเสียงการประชุม สรุปการประชุม ช่วยเตรียมพร้อมก่อนเข้าประชุม เตรียมเนื้อหาและสรุปขอบเขตของการประชุม คอยสังเกตการณ์ไม่ให้ใครพูดเยอะหรือน้อยเกินไป เป็นมือขวาให้กับผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน ทั้งยังสามารถช่วยเสนอคำถามที่ควรถามในการประชุมได้ และยังมี Duet AI ของ Meets ที่ช่วยเข้าประชุมแทนคุณ

การเข้ามาช่วยของ AI ทำให้คุณมีเวลาและพลังงานเหลือไปจัดการงานอื่น ๆ รวมถึงจัดสรรเวลาไปคิดงานที่ซับซ้อนเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพให้การประชุมเป็นมากกว่าการประชุมแสนน่าเบื่อ แต่เป็นการประชุมที่ทำให้เกิดไอเดียบรรเจิดมากมาย ไม่ต้องมานั่งกังวลถึงงานหยุมหยิมอีกต่อไป การประชุมที่ยืดเยื้อเพราะโฟกัสปัญหาไม่ถูกจุดก็จะได้ AI นี่เองที่พร้อมจะเป็นผู้ช่วยจัดการงานเหล่านั้น เพื่อให้คุณหันไปโฟกัสงานที่มีความสำคัญมากกว่าได้

แนวทางการนำ AI มาเป็นผู้ช่วย

– ใช้ AI ป้อนข้อมูลล่วงหน้าแก่ผู้เข้าประชุม เพื่อเตรียมความพร้อมในการประชุม ให้ทุกคนได้มีเวลาเตรียมตัวและนำเสนอไอเดียใหม่

– ใช้ AI สรุปประชุมให้เข้าใจง่าย ไม่ต้องนั่งอ่านเอกสารยาวหลายหน้า ประหยัดเวลา

– ใช้ AI ช่วยจัดสรรหน้าที่ให้กับผู้เข้าประชุม เพื่อป้องกันไม่ให้ผู้เข้าประชุมหลุดโฟกัส เพราะการมีหน้าที่ที่ต้องรับผิดชอบจะช่วยดึงดูดความสนใจได้

ในอนาคต AI จะถูกพัฒนาเพื่อให้ช่วยจัดการงานได้สะดวกสบายยิ่งขึ้น อย่างไรก็ดี การใช้ AI ก็ยังคงต้องคำนึงถึงความถูกต้อง เพราะอาการ AI Hallucination นั้นเกิดขึ้นได้ จึงต้องใช้อย่างรอบคอบและระมัดระวังอยู่เสมอ

ขอบคุณข้อมูลจาก 

Can we make work meetings more bearable? 

#CathcartTechnology #AI #WorkMeeting #OnlineMeeting #เอไอ #ประชุมออนไลน์

Article by Wannakorn Thongkaow