Scrum คืออะไร ? ทำไมจึงสำคัญสำหรับการทำ Agile

การทำงานอย่าง Agile นั้นถือเป็น MIndset ที่ตอบโจทย์คนรุ่นใหม่ เพื่อให้การทำงานเป็นไปอย่างไม่มีลำดับขั้น ขยันให้ Feedback และตัดสิ่งที่ไม่จำเป็นหรืองานที่ใช้เวลามากจนเกินไปออก

คำคำนี้เป็นที่พูดถึงอย่างแพร่หลายจนกลายเป็นคำสำคัญแห่งยุค ไม่เฉพาะแค่วงการไอที หรือธุรกิจเทคโนโลยีเท่านั้น แต่หลายๆองค์กรก็เริ่มนำแนวคิดนี้ไปปรับใช้มากขึ้น แต่ก่อนจะพูดถึง Framework สำคัญอย่าง Scrum มาทำความรู้จัก Agile กันสักนิด

จุดเริ่มต้นของ Agile  

Agile เกิดขึ้นครั้งแรกในปี 2001 โดยกลุ่มนักพัฒนาซอฟแวร์ที่มาประชุมหารือกันว่า จะพัฒนาซอฟแวร์ตัวใหม่ให้ออกสู่ตลาดอย่างรวดเร็วได้อย่างไร ภายใต้ระยะเวลาอันสั้นและให้เกิดข้อผิดพลาดที่น้อยที่สุด พวกเขาพบว่าสิ่งที่พวกเขาหารือกันนั้นสามารถเกิดขึ้นได้จริง ด้วย 2 แนวคิดสำคัญคือ

– ลดขั้นตอนที่ไม่จำเป็น เช่น เอกสาร หรือแผนการที่ต้องรอการตัดสินใจของบุคคลที่สาม แต่ใช้วิธีส่ง Prototype ออกสู่ตลาดก่อน แม้งานชิ้นสุดท้ายจะยังไม่เสร็จสมบูรณ์

-รับ Feedback จากลูกค้าอย่างรวดเร็ว เพื่อนำมาวิเคราะห์ถึงประโยชน์การใช้งานและข้อผิดพลาดที่พบเจอ เพื่อจะได้นำมาปรับปรุงแก้ไขให้ทันท่วงทีก่อนที่จะปล่อย Product ชิ้นสุดท้ายที่เสร็จสมบูรณ์จริงๆ

แนวคิดดังกล่าวถือเป็น Milestone ที่สำคัญที่ทำให้วงการธุรกิจได้เริ่มใช้แนวคิดการทำงานแบบคล่องแคล่วว่องไว ลดขั้นตอนที่ไม่จำเป็นและประหยัดค่าใช้จ่าย้มากยิ่งขึ้น  ซึ่ง Framework ภายใต้แนวคิด Agile นั้นมีหลากหลายวิธี หนึ่งใน Framework และเป็นที่นิยมก็คือ Scrum และ Sprint ไปทำความรู้จักสองคำนี้ให้มากขึ้นกัน !

Scrum คืออะไร ?  

Scrum คือวิธีการทำงานที่ได้รับความนิยมมากที่สุดสำหรับการทำงานภายใต้แนวคิด Agile  มันก็คือวิธีการทำงานที่ให้ทุกคนในทีมมาช่วยกันรุมงาน โดยวิธีการทำงานแบบ Scrum จะไม่มีตำแหน่งหรือลำดับขั้นตอนมากมาย จะมีเพียงแค่ 3 ตำแหน่งที่สำคัญเท่านั้น คือ

1.Product Owner : Build the right thing

ผู้ที่มีหน้าที่ประเมินคุณค่าของงาน (Values) และจัดลำดับความสำคัญของงาน (Priorities ของ Tasks ต่างๆ) ให้กับทีม ตำแหน่งนี้คือผู้ที่ใกล้ชิดกับลูกค้ามากที่สุด ดังนั้นจึงทำหน้าที่เป็นเสมือนเสียงของลูกค้า คอยตรวจสอบและสังเกตว่าอะไรที่น่าจะตอบโจทย์กลุ่มลูกค้าได้ดีที่สุด เพื่อสามารถแก้ไขและปรับเปลี่ยนงานได้อย่าง Agile สิ่งสำคัญที่ Product Owner ต้องโฟกัสก็คือ Product Backlog Item (สิ่งที่ลูกค้าต้องการ) โดยทำให้ทั้งทีมเข้าใจวัตถุประสงค์ตรงกันอย่างโปร่งใส และตรวจสอบได้

2. Scrum Master : Build the thing right 

เป็นเสมือนโค้ชผู้ทำให้การทำงานเป็นไปอย่างลื่นไหล ตำแหน่งนี้ไม่ได้ทำหน้าที่เป็นผู้นำทีมที่จะตัดสินใจสิ่งต่างๆ แต่คือคนที่ช่วยให้คนในทีมได้ตัดสินใจร่วมกัน ทำให้คนในทีมเข้าใจการทำงานแบบ Scrum ได้มากขึ้น และคอยกำจัดอุปสรรคที่ขัดขวางไม่ให้ทีมบรรลุเป้าหมาย โดยสิ่งที่ Scrum Master สามารถทำเพื่อช่วยให้ทีมทำงานบรรลุเป้าหมายนั้นได้แก่

-กำหนด Timebox : Timebox คือการประเมินช่วงเวลาที่เหมาะสมสำหรับแต่ละกิจกรรม

-ระบุ Definition of Done : นิยามของคำว่า “งานเสร็จ” ที่เข้าใจตรงกันทั้งทีม เช่น งานเสร็จหมายถึงผ่านการทดสอบเรียบร้อยแล้ว ก่อนที่ Product Owner จะเข้ามาตรวจสอบหรือตัดสินใจปล่อย Prototype ให้ลูกค้า

-จัดประชุม Daily Scrum Meeting : การประชุมสำคัญมากสำหรับการทำงานแบบ Scrum เพื่อให้แน่ใจว่าทีมงานกำลังทำงานอยู่ในเป้าหมายหรือทิศทางที่กำหนดไว้ โดยเป็นการประชุมสั้นๆ 10-15 นาทีในทุกๆเช้า เพื่อถามตัวเองว่า เมื่อวานทำอะไร วันนี้จะทำอะไร มีปัญหาอะไรบ้างที่ต้องแก้ไข แล้วงานของเราใกล้เคียงเป้าหมายหรือยัง

3. Development Team : Build the thing fast

สำหรับ Development Team คีย์เวิร์ดสำคัญคือคำว่า Cross-Functional และ Self-Organized หมายความว่าในทีมๆหนึ่ง สามารถทำงานร่วมกันได้ตั้งแต่ต้นจนจบโดยไม่จำเป็นต้องทำงานข้ามแผนกให้เสียเวลา ในหนึ่งทีมจะประกอบไปด้วยทุกๆตำแหน่งรวมกัน เช่น Designer, Programmer, UI/UX, Testing โดยแต่ละแผนกจะเน้นทำงานแบบ Autonomy ทุกคนมีอำนาจในการตัดสินใจ ไม่ต้องรอขออนุญาต เน้นความว่องไวรวดเร็วและมีประสิทธิภาพเป็นพื้นฐานสำคัญ

Keyword สำคัญอีกคำหนึ่งคือ Sprint

Sprint คือ รอบเวลาในการทำงานแบบ Scrum ซึ่งเป็นระยะเวลาสั้นๆ โดยความยาวของ Sprint อยู่ตั้งแต่ระหว่าง 1 – 4 สัปดาห์ เมื่อครบกำหนด Sprint ทีมงานจะต้องเสร็จงานตามที่ได้วางแผนไว้โดยไม่จำเป็นต้องรอให้งานเสร็จทั้งหมด สามารถนำบางส่วนที่ใช้งานก่อนได้ให้ลูกค้าหรือผู้ใช้งานแล้วค่อยทยอยส่วนอื่นๆเพิ่มเติมในภายหลัง ลักษณะแบบนี้เองที่เรียกว่า MVP หรือ Minimum Viable Product ถือเป็นเครื่องมือสำคัญในการประเมินตลาดว่าสินค้านั้นจะรุ่งหรือจะร่วงได้ดีทีเดียว

สิ่งที่ควรรู้เกี่ยวกับ Sprint :

-Sprint Goal : การระบุวัตถุประสงค์ของ Sprint เช่น ต้องการทำให้มีผู้ใช้ใหม่เพิ่มขึ้น กี่ % หรือ ต้องการแนะนำสินค้าที่เกี่ยวข้องให้แก่ผู้ใช้ สิ่งสำคัญคือการทำให้ทีมเห็นเป้าหมายตรงกัน รู้ว่าต้องทำงานอะไรบ้าง และรู้ว่าต้องทำงานชิ้นนี้ไปเพื่ออะไร

-Sprint Planning : กำหนดกิจกรรมหรืองานที่ต้องทำภายในระยะเวลาที่กำหนด สั้นๆ ไม่เกิน 2-4 สัปดาห์ เป้าหมายก็คือการทำงานให้เสร็จภายในเวลาอันรวดเร็ว เน้นใช้งานได้จริงเป็นหลัก

-Sprint Review : คือการตรวจสอบผลลัพธ์ของ Sprint ตรวจสอบ วิจารณ์และรับฟีดแบ็กเพื่อนำไปปรับปรุงแก้ไขเพิ่มเติม ส่วนมากจะใช้เวลาไม่เกิน 2 ชั่วโมงสำหรับ Sprint 2 สัปดาห์ ในขั้นตอนคือขั้นตอนที่ต้องแสดงผลลัพธ์ของงานให้ผู้ที่เกี่ยวข้อง (Stakeholders) ตรวจสอบด้วย เพื่อรับฟังข้อเสนอแนะและทบทวน Product Backlog

-Sprint Retrospective : การตรวจสอบการดำเนินงานสำหรับ Sprint ที่จบลง ทั้งในเรื่องทีมงาน ความสัมพันธ์ภายในทีม และสภาพแวดล้อมในการทำงาน โดยแต่ละคนในทีมต้องให้ Feedback กันรอบวงว่าสำหรับ Sprint ที่ผ่านมา มีอะไรที่ดีและไม่ดีบ้าง จัดลำดับความสำคัญของผลกระทบที่เกิดขึ้นแล้วนำไปปรับปรุง โดย Scrum Master เข้าร่วมเสนอความคิดเห็นด้วยในฐานะสมาชิกของทีมและคอบควบคุมเวลา

การทำ Scrum ให้มีประสิทธิภาพนั้น ต้องเริ่มจากการเข้าใจก่อนว่าทุกคนต้องช่วยกันทำงานเพื่อให้บรรลุเป้าหมายของทีม ไม่ใช่งานของตัวเองเท่านั้น โดยให้ความสำคัญกับงานใน Sprint ก่อน โฟกัสไปที่การพัฒนาปรับปรุงงานหรือ Product ของเราให้มีประสิทธิภาพ หากพบปัญหาต้องรีบแจ้งทีมทันที ไม่ซ่อนปัญหา เปิดใจกว้างต่อความท้าทายทั้งหมดที่มี รวมถึงเคารพการตัดสินใจของคนในทีม เพราะการทำ Scrum คือการที่ทุกคนทำงานร่วมกันอย่างอิสระนั่นเอง

Article by Thanisorn Boonchote