หน้าที่ PM สำคัญแค่ไหนในการ Run Project ให้ไปต่อและสำเร็จได้ สำหรับบทความนี้มาเจาะลึกเพิ่มเติมตำแหน่ง PM อีกสักนิดว่ามีความท้าทายอะไรบ้างที่ PM ทุกคนต้องเจอ

เราได้ทราบเนื้อหาจาก EP.1 รู้จักตำแหน่ง PM ทำไมหน้าที่นี้ถึงสำคัญ? ไปเรียบร้อยแล้วว่า Project แต่ละอย่างคืออะไร และหน้าที่ PM สำคัญแค่ไหนในการ Run Project ให้ไปต่อและสำเร็จได้ สำหรับบทความนี้มาเจาะลึกเพิ่มเติมตำแหน่ง PM อีกสักนิดว่ามีความท้าทายอะไรบ้างที่ PM ทุกคนต้องเจอ

ถอดบทเรียนบทสัมภาษณ์พิเศษจากคุณวีรชาติ รัตนธราธร หรือคุณยิม ผู้อำนวยการและหัวหน้าทีม ด้าน Operational Excellence แห่ง บริษัท บลูบิค กรุ๊ป จำกัด (Bluebik) มาร่วมแบ่งปันข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการทำงานด้านบริหารโครงการ (Project Management) และการพัฒนาอาชีพ (Career Development) ดำเนินรายการสัมภาษณ์โดยคุณปิยะธิดา อันทอง หรือคุณจุง ที่ปรึกษาและผู้เชี่ยวชาญด้านการสรรหาบุคลากรในสายงานไอทีจาก Cathcart Technology

อะไรคือ Common Challenge ที่ PM ทุกคนต้องเจอ ?

หนึ่ง คือ การประเมินระยะเวลาการทำงานที่น้อยจนเกินไป (Underestimated) ซึ่งส่วนใหญ่ปัญหานี้เกิดจากความไม่เข้าใจในเนื้องาน การเข้าใจไม่ตรงกันของคนในทีม และอาจเพราะความสามารถของทีมด้วยส่วนหนึ่ง ทางแก้ก็คือ PM ต้องประเมินความเสี่ยงให้ใกล้เคียงมากที่สุด เข้าใจวิธีทำงานของทั้งจาก Stakeholder และทีมงานของเรา

และสอง การบริหารโครงการที่เต็มไปด้วยการคาดการณ์ไม่ได้ แน่นอนว่าการทำงานแต่ละ Project ของ PM นั้นต้องมีทั้งงานแทรก การลางานหรือลาออกของคนในทีมอยู่เสมอ สิ่งนี้ก็อยู่ในความรับผิดชอบของ PM และมันก็กระทบต่อการประเมินโครงการอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ PM อาจจะวางแผนมาอย่างสวยงามตั้งแต่การคำนวณจำนวณคนในแต่ละตำแหน่ง แต่ในความเป็นจริงก็ไม่มีอะไรที่ควบคุมได้ขนาดนั้น ซึ่งคุณยิมมองว่าเป็นปัญหาที่คลาสสิคมาก และถือว่ายากมากๆที่ PM คนหนึ่งจะได้ดูแลโครงการเพียงโครงการเดียว 100% คุณยิมกล่าวว่า โดยมากแล้วองค์กรหนึ่งๆก็ต้องการให้ PM ดูแลหลาย Project ประมาณ 5-6 โครงการ ซึ่งมันก็ไม่ผิด มันอยู่ในหน้าที่ที่รับมอบหมาย เช่น การดูแลว่าแต่ละคนทำงานได้ On plan หรือไม่ แต่บอกได้เลยว่าการที่ PM ทำงานน้อยลงก็ช่วยลดความเสี่ยงของ Context – Switching หรือการทำอะไรหลายอย่างแบบ Multitask ลงไป ก็จะได้ทำงานที่ In details มากขึ้น ซึ่งส่งผลดีต่อ Project ได้มากกว่า

การมี Project Manager Certification (PMP) ช่วยการทำงานของ PM มากแค่ไหน ?

คุณยิมมองว่า Certification นั้นช่วยได้ประมาณ 20% แต่อีก 80% มาจากประสบการณ์การทำงานมากกว่า ซึ่งถ้าถามว่า ระหว่าง PM ที่สอบ PMP มา ประสบการณ์การทำงาน 4-5 ปี กับคนที่ไม่มี PMP แต่แต่มีประสบการณ์การทำงาน 8-10 ปี ควรจะเลือกใคร? สำหรับคุณยิมแล้วเลือกอย่างหลัง เพราะด้วยตำแหน่ง PM สิ่งสำคัญเลยก็คือประสบการณ์ และมันเป็นสิ่งที่ไม่ได้มีสอนอยู่ในหลักสูตร มันคือการผ่านร้อนผ่านหนาวและผ่านการเรียนรู้ของ PM 

แต่ถึงอย่างนั้น Certification ก็มีประโยชน์ไม่น้อย คุณยิมมองว่ามันให้ประโยชน์ต่อหน้าที่ 4 ข้อด้วยกันคือ ;

-ช่วยเพิ่มความรู้ : การได้รู้เรื่อง Risk – Management , การ Communication และการเข้าใจ Role การทำงานของคนในทีม

-ช่วยให้การทำงานมีมาตรฐาน : แน่นอนว่า PM แต่ละคนมีรูปแบบการจัดการโครงการแตกต่างกัน ส่วนใหญ่สำเร็จได้เพราะประสบการณ์ และการรู้ว่าต้องทำอะไรก่อนหลัง สิ่งนี้ช่วยให้การทำงานเกิดมาตรฐานขึ้น

-ช่วยปรับ Mindset : ปกติแล้ว Certification มักจะมาด้วยหลักการ Philosophy และ Mindset บางอย่าง เมื่อเรามี Mindset ที่ถูกต้อง เราก็เลือกทำสิ่งที่ถูกต้องตามไปด้วย เพราะ Mindset คือสิ่งที่นำการตัดสินใจของเรา นอกจากนี้ยังได้เข้าใจโครงสร้างของแต่ละ Framework ที่ลึกซึ้งขึ้น

-เป็นการพิสูจน์ตัวเองส่วนหนึ่ง : เมื่อเรามี Certification มันก็เหมือนเป็นการ Prove อะไรบางอย่าง เราได้การการันตีและรับรองว่ามีความรู้ ทำให้การคุยกับลูกค้าก็เป็นไปได้ง่ายเช่นกัน

เราจะรู้ได้อย่างไรว่าควรเอา Framework ไหนมาใช้บ้าง ในแต่ละ Project ?

หลักๆในการบริหารโครงการ มี Methodology อยู่ 2 แบบ คือ

-Waterfall : การทำงานแบบทำไปทีละขั้นๆ เป็นขั้นตอนตามลำดับ แต่ละทีมแต่ละแผนกวางหน้าที่และระยะเวลาที่ต้องรับผิดชอบอย่างชัดเจน หากเกิด Change Request ขึ้น จะทำให้การทำงานเสียเวลามาก และยืดเยื้อเกินกว่าที่ควรจะเป็น

-Agile : การมี Change request คือเรื่องปกติ เพราะ Agile อยู่บนสมมุติฐานที่ว่า ลูกค้าและ Stakeholder ควรจะได้เห็นผลลัพธ์เร็วที่สุดและถี่ที่สุด เพื่อให้รู้ว่าเป็นไปตาม Requirement มากแค่ไหน และเพื่อให้แก้ไขได้ตั้งแต่เนิ่นๆ

ความแตกต่างก็คือลักษณะการทำงานและระยะเวลา Waterfall กว่าลูกค้าจะได้เห็นผลลัพธ์ก็อาจใช้เวลาถึง 6 เดือน ในขณะที่ Agile จะเห็นผลลัพธ์ได้ทุกเดือน

แล้วเราจะรู้ได้อย่างไรว่าควรใช้เมื่อไหร่ ?

-มุมมอง Commercial : โดยการดูโมเดลราคา ต้นทุนของเรา ถ้ามี Fix Budget แล้วก็ควรจะใช้ Waterfall ดีกว่า เพราะมี Scope ที่ชัดเจนมาแล้ว เพราะการ Fix cost อาจไม่เหมาะกับการทำงานที่ Welcome Change แบบ Agile

-มุมมองของความซับซ้อน : ถ้าเป็นอะไรที่เข้าใจง่าย ทุกคนเข้าใจตรงกัน ไม่ซับซ้อน ไม่ค่อยมีแก้ แบบนี้ใช้ Waterfall ได้เลย แต่หากเป็นโครงการที่ Unpredictable คาดการณ์ไม่ได้ ไม่รู้จะมี Requirement อะไรเกิดขึ้นบ้าง มีความวับซ้อนในการทำงาน และบอกข้อมูลได้เพียงคร่าวๆ แบบนี้ควรเป็น Agile ที่ต้องใช้เวลาค่อยๆเห็นภาพและทำความเข้าใจ

-มุมมองของ Enterprise : ถ้าองค์กรมีผู้บริหารที่ไม่เชื่อใน Agile แบบนี้ก็ชัดเจนว่าต้องทำในลักษณะ Waterfall จนกว่าผู้บริหารท่านนี้จะมั่นใจ เพราะ Agile เชื่อในเรื่องของ Self – Organisation และถ้าผู้บริหารไม่เข้าใจเรื่องนี้ก็อาจเกิดปัญหาถูกงานแทรกแซงจากคนอื่นซึ่งทำให้โครงการมีปัญหาได้

สุดท้าย คำแนะนำถึงคนที่อยากเข้ามาเป็น PM

คุณยิมฝากไว้ว่าตำแหน่ง PM นี้ไม่ใช่ตำแหน่งที่สวยหรู อาศัยทั้งทักษะการประสานงาน การสื่อสาร การเป็นผู้นำและการแก้ไขปัญหาที่เยอะมาก ก่อนอื่นคนที่อยากก้าวเข้ามาทำสายนี้ต้องรู้ก่อนว่า PM คืออะไร และตัวคุณเองนั้นชอบทำอะไร ที่แน่ๆเลยคือ PM ต้องใช้ทักษะการสื่อสารสูงมาก ไม่ใช่แค่ให้งานเดินเท่านั้น แต่เราต้องทำให้ทีมสามารถร่วมมือกันได้อย่างเต็มที่ทุกคน นี่คือหน้าที่ของ PM

ฟัง Podcast สำหรับ Episode นี้ของเราได้ที่นี่ :

–Tech Hustle Thailand EP.03

–Captivate EP.03