Project Management Insight EP.1 : รู้จักตำแหน่ง PM ทำไมหน้าที่นี้ถึงสำคัญ?

Your Opinion
Published: 02.08.22

เนื้อหาในบทความนี้ เราจะพาคุณไปเจาะลึกให้เข้าใจถึง Project แต่ละอย่าง ว่ามันสำคัญต่อองค์กรอย่างไร และทำไมหลายๆบริษัทจำเป็นต้องมีหน้าที่ Project Management

ถอดบทเรียนบทสัมภาษณ์พิเศษจากคุณวีรชาติ รัตนธราธร หรือคุณยิม ผู้อำนวยการและหัวหน้าทีม ด้าน Operational Excellence แห่ง บริษัท บลูบิค กรุ๊ป จำกัด (Bluebik) มาร่วมแบ่งปันข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการทำงานด้านบริหารโครงการ (Project Management) และการพัฒนาอาชีพ (Career Development) ดำเนินรายการสัมภาษณ์โดยคุณปิยะธิดา อันทอง หรือคุณจุง ที่ปรึกษาและผู้เชี่ยวชาญด้านการสรรหาบุคลากรในสายงานไอทีจาก Cathcart Technology 

เนื้อหาในบทความนี้ เราจะพาคุณไปเจาะลึกให้เข้าใจถึง Project แต่ละอย่าง ว่ามันสำคัญต่อองค์กรอย่างไร และทำไมหลายๆบริษัทจำเป็นต้องมีหน้าที่ Project Management 

จุดเริ่มต้นของการก้าวเข้ามาเป็น Project Management

ต้องบอกว่าคุณยิมเคยทำงานเป็น IOS Developer มาก่อนและได้รับมอบหมายให้ทำส่วนของ R&D ที่ต้องมีการเรียนรู้ขวนขวายด้วยตัวเอง ได้ลองผิดลองถูก ได้ทำงานภายใต้โครงการและได้ทดสอบในหลายๆทฤษฎี คุณยิมเล่าว่าเป็นการทำงานในลักษณะแบบ Time Boxing ที่ต้องสละเวลาของตัวเองสูงมากรวมถึงการต้องอดทนฟัง Feedback ที่ไม่ดีที่ได้รับจากลูกค้าด้วย 

จนทำให้ได้ฉุกคิดขึ้นมาว่าการทำงานแต่ละอย่างในแต่ละ Project ให้ได้อย่างต่อเนื่องและดีที่สุดจำเป็นมากที่ต้องมีใครสักคนเป็นคนประสานงาน เป็นคนที่มีความรับผิดชอบไม่ว่าจะจากคนในทีมหรือจากลูกค้า และต้องเป็นคนที่มีอิทธิพลต่อคนในทีมด้วย ซึ่งคนๆนั้นก็คือ PM หรือ Project Management นั่นเอง คือคนที่มีอิทธิพลมากต่อสุขภาพของโครงการ ถ้า PM สามารถวางแผนทั้งระบบได้ดี ทั้งทีมก็จะสบาย นั่นจึงเป็นที่มาที่ทำให้คุณยิมเกิดแรงบันดาลใจและอยากก้าวเข้ามาทำหน้าที่นี้ และเหตุผลส่วนตัวก็เพราะ อยากช่วยคนทำงานสาย Technical ได้ทำงานอย่างเต็มประสิทธิภาพมากที่สุด

ตำแหน่ง Project Management จริงๆแล้วคืออะไร ? ต้องทำอะไรบ้าง?

ก่อนจะตอบคำถามนี้ คุณยิมบอกว่าทุกคนต้องเข้าใจตรงกันก่อนว่า “โครงการ”คืออะไร ? 

  • โครงการ คือ ความพยายามที่มีวันเริ่มต้นและวันสิ้นสุด และต้องสร้างผลลัพธ์หรือบริการที่ไม่เหมือนเดิมได้ด้วย

แต่ถ้าบางคนนิยามมันว่า

  • โครงการ คือ ความพยายามที่ไม่มีวันสิ้นสุด ทำไปเรื่อยๆ ทำทุกวัน ไม่มีเป้าหมายและไม่รู้ว่าผลลัพธ์คืออะไร 

ความพยายามแบบนี้ไม่ใช่โครงการ แต่เรียกว่า Abbreviation คือกระบวนการที่ทำซ้ำๆ ทำเป็นกิจวัตร เช่น สายการผลิตรถยนต์หรือน้ำดื่ม ถ้าถามว่าคนเหล่านี้อยู่ใน Project หรือเปล่า คำตอบคือไม่ได้อยู่ แต่พวกเขาทำหน้าที่เป็น Operation เปรียบกับการพัฒนา Software ก็คือ Project หนึ่งอย่าง แต่คนที่นำ Software มาใช้ในชีวิตประจำวัน คนเหล่านี้คือ Operation

หมายความว่าความพยายามที่มีวันเริ่มต้นและวันสิ้นสุดก็คือโครงการใช่หรือเปล่า?

เช่น การผลิตโต๊ะให้ได้ 10 ตัว ภายในระยะเวลา 1 เดือน ก็มีจำนวนที่ต้องการและระยะเวลาที่ตั้งไว้แล้ว แต่ก็ไม่ได้ถือว่าเป็นโครงการ จึงเป็นที่มาของเงื่อนไขที่สองคือ “สิ่งที่ทำขึ้นมานั้น ต้องให้ผลลัพธ์หรือบริการที่ไม่เหมือนเดิม” ตำแหน่ง Project Management ก็คือคนที่นำ Methodology ไม่ว่าจะวิธีอะไรก็ตามมาใช้ใน Project ได้อย่าง On time, On budget และตรงตาม Scope 

แล้ว PM จำเป็นต้องมีทุก Project ไหม ? เพราะบางที่ก็เป็นในลักษณะของ Team Lead หรือ Tech Lead

คุณยิมบอกว่าจริงๆแล้วก็ไม่จำเป็นต้องมีก็ได้ แต่หากไม่มี PM ก็ต้องรับความเสี่ยงให้ได้ที่โครงการนั้นๆ อาจมี cross overrun งบเกิน หรือไม่เป็นไปตามเป้าหมายได้ และแน่นอนว่าความเสี่ยงที่งานจะเฟลสูงมาก เพราะทีมงานแต่ละคน หากไม่มีคนตรงกลางประสานงานก็อาจจะไม่รู้เป้าหมายที่ชัดเจน ปกติแล้วการทำงานในแต่ละ Project ต้องใช้บุคลากรที่มีความสามารถหรือมีความรับผิดชอบในด้านต่างๆ ไม่ค่อยมี Project ไหนเป็นในลักษณะแบบ One Man Show เราต้องทำงานกันเป็นทีม ซึ่งการทำงานเป็นกลุ่ม สำคัญมากที่ต้องมีใครสักคนหนึ่ง Lead เพื่อให้นานไปต่อได้ ไม่อย่างนั้นทุกคนก็คงทำงานตามใจฉัน ซึ่งเป็นได้ยากมากที่จะทำตรงตามเป้าหมาย PM จึงต้องทำหน้าที่เป็น Contact Point ทำหน้าที่สื่อสาร รวบรวมผล สรุป ประสานงาน เพื่อให้ภาพรวม Project ชัดเจนมากที่สุด คือคนที่ต้องรับผิดชอบความสำเร็จของ Project ให้เป็นไปในทิศทางเดียวกัน 

เพราะฉะนั้น Project Management จึงไม่มีนิยามที่ตายตัว ถาม 10 คนก็อาจบอกไม่ตรงกัน แต่หน้าที่หลักๆที่มีเหมือนกันคือ การวางแผนและควบคุมข้อจำกัด เพราะข้อจำกัดเป็นสิ่งสำคัญและหลีกเลี่ยงไม่ได้เลยในแต่ละ Project

ข้อจำกัดของ Project คืออะไร ?

ข้อจำกัดของ Project ที่พบได้บ่อยๆเลยก็คือ Time , Cost และ Scope เช่น 

Time : ถ้า Project นั้นสามารถยืดเวลาไปได้มากเท่าไหร่ก็ได้ Project นั้นไม่จำเป็นต้องมี PM ก้ได้

Cost : ถ้าสามารถจ้างสุดยอดโปรแกรมเมอร์มาทำงานได้ไม่ว่าเท่าไหร่ก็ตาม แต่ต้องเสีย Budget ไปเยอะมาก ต่อให้มี PM ก็ไม่มี Cost มากพอจะ Run Project

Scope : ถ้าให้คำสัญญากับลูกค้าไปแล้วว่า ลูกค้าอยากได้อะไรให้บอกมาได้เลย ทีมสามารถทำได้หมด นี่ก็เป็น Project ที่อาจเป็นไปไม่ได้ เพราะไม่ใช่ Project ที่จะเสร็จได้ง่ายๆ 

จริงๆแล้วข้อจำกัดยังมีอีกมากมาย บุคลากรก็ถือเป็นข้อจำกัดหนึ่งเช่นกัน 

สรุป

เราได้รู้แล้วว่า Project คืออะไร และหน้าที่ PM จำเป็นและสำคัญมากแค่ไหนต่อ Project รวมถึงนิยามและข้อจำกัดที่ PM ต้องบริหารทั้งความเสี่ยงและทำให้แต่ละ Project สำเร็จได้ ใน EP ต่อไป เราจะพาทุกคนไปเข้าใจให้ลึกซึ้งยิ่งขึ้นว่ามีอุปสรรคและความท้าทายใดบ้างที่ PM ทุกคนต้องเจอ

 

  • Guest Speaker : คุณวีรชาติ รัตนธราธร ผู้อำนวยการและหัวหน้าทีม ด้าน Operational Excellence แห่ง บริษัท บลูบิค กรุ๊ป จำกัด (Bluebik)
  • Moderator : คุณปิยะธิดา อันทอง ที่ปรึกษาและผู้เชี่ยวชาญด้านการสรรหาบุคลากรในสายงานไอทีจาก Cathcart Technology
  • Summarize by Thanisorn Boonchote

Title Selfie

Social Media and Marketing Specialist

Thanisorn Boonchote

Thailand